Belangenbehartiging blijft noodzaak.

 Door alle nieuwe ontwikkelingen lijkt het er soms wel eens op; of oude doelstellingen van de LOK niet meer relevant zijn. In onderstaand artikel kunt u lezen dat belangenbehartiging nog steeds vruchten afwerpt.

 In februari 2006 nam een lid met ons contact op want zij hadden een verschil van mening over de betalingen aan de leverancier van kerktelefoon. Sinds 2002 was men al bezig om de nota’s in overeenstemming te krijgen met de werkelijkheid. Men had gedurende een aantal jaren diverse pogingen ondernomen om een en ander aan te laten passen maar het was niet gelukt. Vele malen was een en ander geïnventariseerd en uitgezocht maar steeds zonder resultaat.  Ten einde raad had men de hulp ingeroepen van de OPTA maar daar was men niet aan het juiste adres. Een volgende stap die men overwoog was om dan maar naar de rechter te stappen en in dat kader wilde men advies van de LOK.

In eerste instantie is het naar onze mening niet nodig om direct juridische stappen te ondernemen. Juridische stappen zijn kostbaar want een advocaat heeft ook een tarief. Verder is het zo dat juridische stappen ook een goede samenwerking in de toekomst ernstig kunnen verstoren. In eerste instantie is toen afgesproken om eens bij elkaar te komen en alles op een rijtje te zetten. We hebben geïnventariseerd wat er tot op dat moment was gebeurd en waar nu in feite het meningsverschil concreet over ging. Vervolgens zijn er een aantal stukken gekopieerd en met dat alles als bagage is er contact gezocht met de administratie van de leverancier. Na het eerste contact zijn er diverse telefoontjes geweest en is er wat post heen en weer gestuurd. Hierna bleek als snel dat er fouten zaten in de administratie bij de leverancier. Door de kerk was in 2002 aangegeven dat verschillende aansluitingen niet meer actief hoorden te zijn en al eerder afgemeld waren. Bij de aanbieder bleken deze met ingang van dezelfde datum als nieuwe aansluitingen ingevoerd te zijn. Hoe dit precies in zijn werk is gegaan is door verschillende reorganisaties niet meer te achterhalen. Afgesproken is toen dat er door de leverancier een nieuw overzicht gemaakt zou worden wat zij in rekening brachten. Vervolgens is er samen met de vertegenwoordiger van de kerk een reactie opgesteld waarbij per aansluiting vermeld was of deze al dan niet actief behoorde te zijn.

Bij de leverancier riep de reactie de nodige vragen op maar na enkele contacten was alles duidelijk. De leverancier erkende dat er jaren teveel was betaald. Nu deed zich echter een nieuw probleem voor, namelijk het terug te betalen bedrag was inde loop der jaren zo hoog geworden dat de afdeling die zich bezig hield met klantcontacten het niet meer mocht afdoen. Een en ander moest opgestuurd worden naar het hoofdkantoor. Dit is vervolgens in goed overleg gebeurd. Immers procedures over het algemeen gevolgd moeten worden, zeker in grote organisaties. Wel is direct ook een afspraak gemaakt over de periode waarin uitsluitsel gegeven zou worden over de afdoening. Toen deze periode afgesloten was en er niets was vernomen, is er opnieuw contact gezocht. Door de contactpersoon zou navraag gedaan worden bij het hoofdkantoor. Aansluitend zijn wij geïnformeerd, dat de afdoening de week erop alsnog zou plaats vinden. Toen er op het afgesproken tijdstip niets werd gehoord, is er weer onmiddellijk contact gezocht. Het resultaat was dat wij  het rechtstreekse telefoonnummer van de behandelaar op het hoofdkantoor kregen. Aansluitend met deze medewerker contact opgenomen en hij zegde toe dit zo snel mogelijk af te doen. Aangezien het toen inmiddels december was geworden, is aangedrongen om het nog voor de feestdagen te realiseren. Dit is helaas niet gelukt en in januari 2007 is er wederom contact gezocht met het hoofdkantoor. Toen werd beloofd dat de volgende dag een en ander geregeld zou worden en dat er zou worden teruggebeld. De volgende dag werd er meegedeeld dat er een bedrag van bijna €16.000 zou worden terugbetaald. Eind januari is het bedrag keurig op de rekening van ons lid bijgeschreven.

 Welke lessen zijn hieruit nu te trekken:

1. zorg als kerk dat je eigen administratie op orde is;
2. bewaak de voortgang van afspraken die je maakt met een leverancier;
3. als er onduidelijkheid is, neem dan onmiddellijk contact op en zorg zo snel mogelijk dat je een vast aanspreekpunt hebt. Noteer ook namen en tijdstippen van alle contacten die er zijn.
4. probeer te voorkomen dat verschillen van mening over betalingen, op meerdere jaren betrekking hebben;
5. kom afspraken na en reageer onmiddellijk als de andere partij zich hier niet aan houdt;
6. de LOK heeft als organisatie namens 800 kerken soms toch meer ingang dan een individuele kerk;
7. Heb geduld en zorg voor een lange adem.

 Jan Huls